EBYS- Elektronik Belge Yönetim Sistemi- Teknoloji Kabul Modeli
Özet
Bilgi ve iletişim teknolojilerindeki hızlı gelişmeler elektronik ortamların, yönetim faaliyetlerinin her aşamasında etkin olarak kullanılmasını, kurumsal bilgi ve belge işlemlerinin yürütülmesini doğrudan etkilemiştir. İş süreçleri ve kurumsal iletişimin kaynağı olan belgeler idari sistemin işlemesi ve sürekliliği için oldukça önem taşımaktadır. Belgelerin etkin yönetimi için kurumlarda bir belge yönetim sistemine ihtiyaç duyulmuştur. Bu bağlamda kurumsal iş süreçlerinin yürütülmesi ve üretilen belgenin belirlenmesinden arşivlenmesine kadar geçen sürenin güvenli ve yasal olarak gerçekleşmesi için uygulanacak en uygun belge yönetiminin Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) olduğu görülmüştür. EBYS, iş akışı başlatılan evrakın en kısa zamanda sonuca ulaşmasını amaçlamaktadır. Basılı ortamda hazırlanan evrakların işleme konulması ve sonuca ulaşması EBYS’de hazırlanmasına göre zaman, kâğıt, enerji, emek ve mekân açısından daha maliyetlidir. EBYS, teknolojik gelişmeler, maliyet, hızlı erişilebilirlik ve yönetimde kolaylık gibi nedenlerden dolayı hızlı bir şekilde yayılmaya başlamıştır. Yasal ve idari koşulların uyumluluğuna yönelik yapılan düzenlemeler ve gelişen teknolojik koşullara rağmen kurumların EBYS uygulamalarını kullanmaya dönük kaygıları oluşmaktadır. Herhangi bir kurumda kullanılacak yeni bir teknolojinin kullanıcılar tarafından etkin kullanımının sağlanması, kullanıcıların o teknolojiyi benimsemelerine ve kullanmaya istekli olmalarına bağlıdır. Ayrıca, kullanıcıların gerek yetki, gerekse stratejik önem düzeyi de bu tür sistemlerin kullanımının önemini farklılaştırmaktadır. Bu araştırmada; yönetici gruplarında yer alan çalışanların EBYS’ne yönelik tutum, niyet ve davranışlarının eğitim durumu, cinsiyet, görev süresi, internet kullanım süresi ve kullanım sıklığı gibi faktörler açısından Teknoloji Kabul Modelinin bileşenleri kullanılarak incelenmesi amaçlanmıştır. EBYS profesyonel bürokrasi yapısına sahip olmaları ve yenilikçiliğin öncülük rolünü üstelenmeleri açısından, kamu kurum ve kuruluşları için stratejik bir önem taşımaktadır. Bu yüzden EBYS’yi her şeyden önce kamu kurum ve kuruluşları yöneticilerinin kabullenmesi gerekir. EBYS kullanmak zorunda olan yöneticilerin sistemi kullanırken yaşadıkları sorunlar ve bu sorunlara rağmen sistemi ne derecede kabul ettikleri, kullanıcıların tutum ve davranışlarının ölçülmesi, kurum kültürüyle uygulanacak sistemin ne derecede uyumlu olduğu önem taşımaktadır.
